الأشخاص الأكثر إنتاجية.. كيف تكون واحدا منهم؟

وتتكون أداة الاستطلاع، التي يطلق عليها اسم “تقييم إنتاجية بوزن”، من 21 سؤالًا مقسمة إلى سبع فئات: تخطيط جدولك الزمني، وتطوير الروتين اليومي، والتعامل مع رسائلك، وإنجاز الكثير من المهام، وتحسين مهارات الاتصال لديك، وإدارة اجتماعات فعالة، والتفويض للآخرين. . تعتبر هذه العادات والمهارات الخاصة جوهر برنامج بوزن للتعليم التنفيذي في معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا سلون، بعنوان ” تعظيم إنتاجيتك: كيف تصبح مديرًا تنفيذيًا فعالاً وكفؤًا” ، وكتابه الأكثر مبيعًا ” الإنتاجية القصوى: عزز نتائجك، وقلل ساعات عملك “.

بعد تنظيف البيانات، حصل بوزين وداوني على مجموعة كاملة من الإجابات من 19,957 مشاركًا. ما يقرب من نصفهم كانوا من سكان أمريكا الشمالية. وكان 21 في المائة آخرين من سكان أوروبا، و19 في المائة من سكان آسيا. أما نسبة الـ 10 في المائة المتبقية فكانت من سكان أستراليا وأمريكا الجنوبية وأفريقيا.

وقد حددوا مجموعات الأشخاص الذين حصلوا على أعلى تقييمات الإنتاجية، ووجدوا أن المهنيين الحاصلين على أعلى الدرجات يميلون إلى الأداء الجيد في نفس مجموعات العادات:

• لقد خططوا عملهم على أساس أولوياتهم العليا ثم تصرفوا بهدف محدد؛
• وقاموا بتطوير تقنيات فعالة لإدارة حجم كبير من المعلومات والمهام؛ و
• لقد فهموا احتياجات زملائهم، مما مكنهم من عقد اجتماعات قصيرة، واتصالات سريعة الاستجابة، وتوجيهات واضحة.

وكانت النتائج أيضًا مثيرة للاهتمام عند تحليلها حسب التركيبة السكانية للمشاركين في الاستطلاع.

ومن الناحية الجغرافية. كان متوسط ​​درجة الإنتاجية للمستجيبين من أمريكا الشمالية في منتصف المجموعة، على الرغم من أن الأمريكيين يميلون إلى العمل لساعات أطول. وفي الواقع، كانت درجة أمريكا الشمالية أقل بكثير من متوسط ​​درجات الإنتاجية للمستجيبين من أوروبا وآسيا وأستراليا.

كان العمر والأقدمية مرتبطين ارتباطًا وثيقًا بالإنتاجية الشخصية، إذ سجل المهنيون الأكبر سنًا والأكثر رتبة درجات أعلى من زملائهم الأصغر سنًا والمبتدئين. وتضمنت عادات هؤلاء المجيبين الكبار تطوير إجراءات روتينية للأنشطة منخفضة القيمة، وإدارة تدفق الرسائل، وإدارة اجتماعات فعالة، وتفويض المهام للآخرين.

في حين أن درجات الإنتاجية الإجمالية للمهنيين من الذكور والإناث كانت متماثلة تقريبًا، كانت هناك بعض الاختلافات الجديرة بالملاحظة في كيفية تمكن النساء والرجال من تحقيق إنتاجية كبيرة. على سبيل المثال، كانت النساء تميل إلى تسجيل درجات عالية بشكل خاص عندما يتعلق الأمر بإدارة اجتماعات فعالة – إبقاء الاجتماعات لمدة أقل من 90 دقيقة والانتهاء بالاتفاق على الخطوات التالية.

على النقيض من ذلك. كان أداء الرجال جيدًا بشكل خاص في التعامل مع حجم الرسائل المرتفع، حيث لم ينظروا إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم بشكل متكرر وتخطيوا الرسائل ذات القيمة المنخفضة.

التعامل مع الطوفان اليومي من الرسائل

في حين أنه من الواضح أن القدرة على التعامل مع التحميل الزائد على البريد الوارد هو مفتاح الإنتاجية. إلا أن كيفية تحقيق ذلك قد تكون أقل وضوحًا بالنسبة للكثيرين منا الذين يرتعدون من التراكم المستمر لرسائل البريد الإلكتروني لدينا.

يقول بوزين: “لدينا جميعًا الكثير من الأشياء الصغيرة، مثل البريد الإلكتروني، التي تربكنا، وينتهي بنا الأمر إلى تخصيص وقت ثمين لها”. “معظمنا ينظر إلى البريد الإلكتروني كل ثلاث إلى خمس دقائق. بدلاً من ذلك، انظر كل ساعة أو ساعتين، وعندما تنظر. انظر فقط إلى الموضوع والمرسل، وتخطي ما يزيد عن 60-80 بالمائة منه، لأن معظم رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها ليست مفيدة للغاية. يشجع Pozen أيضًا على الرد على رسائل البريد الإلكتروني المهمة على الفور بدلاً من وضع علامة عليها ثم العثور عليها مرة أخرى لاحقًا (أو نسيانها تمامًا)، بالإضافة إلى وضع علامة على جهات الاتصال المهمة والاستفادة بشكل كبير من مرشحات البريد الإلكتروني.

ومع ذلك، يؤكد بوزن على أن إدارة رسائل البريد الإلكتروني الواردة، على الرغم من كونها مهارة مهمة، يجب أن تقترن بعادات أخرى أكثر شمولاً حتى تكون فعالة، مثل تحديد أهم أولوياتك. ويحذر من أنه بدون مجموعة محددة من الأهداف التي يجب تحقيقها – سواء الشخصية أو المهنية – فإن العديد من الأشخاص الطموحين لا يخصصون وقتًا كافيًا للأنشطة التي تدعم فعليًا أهدافهم العليا.

مزيد من النصائح لزيادة إنتاجيتك إلى أقصى حد

إذا كنت تريد أن تصبح أكثر إنتاجية، فحاول تطوير “مجموعات العادات” الموضحة في نتائج استطلاع بوزن والتي يمتلكها المهنيون الأكثر إنتاجية. هذا يتضمن:

• التركيز على أهدافك الأساسية: قم كل ليلة بمراجعة جدول يومك التالي للتأكيد على أهم أولوياتك. حدد غرضك من قراءة أي مادة طويلة قبل أن تبدأ.
• إدارة عبء العمل الزائد: تخطي ما يزيد عن 50-80 بالمائة من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بناءً على المرسل والموضوع. قم بتقسيم المشاريع الكبيرة إلى خطوات صغيرة – وابدأ بالخطوة الأولى.
• دعم زملائك: حدد مدة أي اجتماع بـ 90 دقيقة أو أقل وقم بإنهاء كل اجتماع بخطوات تالية محددة بوضوح. اتفق على مقاييس النجاح مع فريقك.

لا تزال أداة استطلاع Pozen متاحة على الإنترنت . سيتلقى أولئك الذين يكملون هذا التقرير تقريرًا بالتعليقات يقدم نصائح عملية لتحسين الإنتاجية. يمكنك أيضًا التعلم من بوزين بشكل مباشر في برنامجه للتعليم التنفيذي بمعهد ماساتشوستس للتكنولوجيا، وهو برنامج تعظيم إنتاجيتك الشخصية .

اقرأ أيضًا:

ما هي اللغات الأكثر تحدث في العالم؟